Как создать и настроить корпоративную почту для рассылок

Когда электронные письма приходят с адреса, соответствующего доменному имени вашего сайта, то они, во-первых, выглядят презентабельно и легко читаются (запоминаются), а во-вторых, не вызывают никаких подозрений ни у пользователей, ни у систем защиты от спама. Как следствие растёт процент открываемости.

Но нужно понимать, что корпоративная почта (почта на своём домене) не связана с массовыми почтовыми рассылками напрямую. Это самостоятельный сервис и нужен он для широкого списка задач. Например, через этот сервис могут отправляться оперативные уведомления с сайтов (из CMS или из CMF-систем), адрес может использоваться для индивидуальной переписки с клиентами, как в случае с любым другим общим почтовым сервисом (по аналогии с Gmail, Mail.ru и т.п.).

При этом массовые email-рассылки вы сможете отправлять и с любых других почтовых адресов, необязательно с корпоративной почты.

Ниже расскажем о том, что такое корпоративная почта, где её получить и как настроить для работы с рассылками.

Что такое почта на своём домене (корпоративная почта)?

Любые узлы в сети Интернет связаны с IP-адресами. Но обращаться к ним напрямую обычным пользователям крайне неудобно – они тяжело запоминаются и их сложно вводить в строке адреса.

Представьте, если бы вводили вместо rusender.ru адрес 185.19.205.164.

Символьные домены – это ссылки на реальные IP-адреса узлов сети, к которым вы хотите обратиться. Плюс, домены решают некоторые другие технические задачи, например, когда за работой одного сайта или web-сервиса может скрываться целая сеть внутренних IP-адресов (в случае, если работает масштабная геораспределённая инфраструктура, как у Google или Yandex).

Домены – это важная и практически неотъемлемая часть современного Интернета. А интернет – это не только сайты. В сети могут использоваться разные протоколы: для передачи данных (FTP), для пиринговых сетей (BitTorrent), для терминальных подключений (Telnet) и т.д. Для работы с почтой используются протоколы POP (POP3), IMAP и SMTP.

Но при этом многие из протоколов задействуют в своей работе ту же самую доменную-систему (DNS), по крайней мере, почтовые протоколы точно.

Когда вы пользуетесь почтой от Gmail или от Яндекса, вы привязываетесь к конкретному домену. Ваши адреса будут выглядеть примерно так «имя-пользователя@gmail.com» или так «логин@yandex.ru». Выбрать другой домен можно только из фиксированного списка.

Но что, если запустить почту на своём собственном домене? Если Гугл или Яндекс смогли организовать свои почтовые сервисы, что вам мешает сделать точно также?

На самом деле ничего. Если вы владеете доменом, вы можете настроить работу своего почтового сервиса:

• На базе хостинга, общего или выделенного, это может быть виртуальный или аппаратный сервер, готовая облачная инфраструктура с балансировкой нагрузки и т.п.
• На базе профильных сервисов. В этом случае вы получаете готовый продукт – с веб-интерфейсом почтового клиента, с высоконагруженными DNS-серверами, со встроенными антиспам-системами и т.д.

Корпоративная почта – это почтовый сервис, запущенный на вашем собственном домене. Почтовый адрес будет иметь вид «логин-почтового-ящика@ваш-домен.ру».

Как получить доменную почту на базе хостинга

Хостинги бывают разных типов. Обычно это:

• Shared-хостинг (он же «общий» или «виртуальный»).
• Виртуальные выделенные серверы (VDS, они же VPS).
• Аппаратные выделенные серверы (dedicated).
• Облачный хостинг (виртуальный кластер, подразумевающий оперативное расширение вычислительных ресурсов).

Когда вы арендуете общий хостинг, то вы обычно получаете под ключ все необходимые инструменты, включая панель управления с предустановленным web-клиентом для почты на своём домене. Тут же есть определённые опции настройки: автоответчики, антиспам, переадресация и т.п.

Основной минус такого подхода – слабые ресурсы сервера. Почтовые ящики будут отнимать и без того ограниченное место на диске. А ещё вы не сможете выбрать почтовый клиент или тонко его настроить под себя. Это исключительно готовые конфигурации.

Если вы арендуете собственный сервер (виртуальный или выделенный), то вы сможете настроить любое программное обеспечение, которое захотите, платное и бесплатное. Но так как IP-адресами владеет хостер, ему не нужны баны за спам. Поэтому почти во всех виртуальных и выделенных серверах заблокированы порты, необходимые для работы с почтой (25 – для исходящих соединений). Чтобы вам открыли возможность проведения рассылок, нужно будет доказать их легитимность.

Некоторые хостеры выносят услугу работы web-почты отдельно. Тогда вы получаете доступ к готовой инфраструктуре и к почтовому клиенту вне зависимости от того, какой тип хостинга вы выбрали.

Плюсы работы корпоративной почты на своём хостинге

1. Вы максимально контролируете технические параметры работы почтовой службы: какие правила переадресации используются, как фильтруется спам, куда деваются неотправленные письма и т.п.
2. Данные клиентов (вся переписка) тоже под вашим контролем. Вы можете сохранить резервную копию писем или перенести их на другой почтовый хостинг.
3. Вы получаете независимость от инфраструктуры крупных провайдеров (Gmail, Почта Яндекса, Майл.ру и т.п.).
4. Вам предоставляются адекватные интерфейсы с простыми и понятными настройками. Обычно для организации сервиса используются типовые решения: RoundCube, Zimbra Collaboration, Mailpile и т.д. Вместо web-интерфейса вообще можно использовать классический почтовый клиент (Mozilla Thunderbird, The Bat и т.п.).

Минусы своего хостинга

1. Хостинг не может быть бесплатным. И чем больше вы создаёте нагрузку на сервер, тем дороже вам будет обходиться содержание почты.
2. Массовые рассылки по умолчанию недоступны. Чтобы их разблокировать, нужно доказать провайдеру, что вы не будете рассылать спам.
3. Если нет предустановленного почтового интерфейса, то придётся потратить много времени на установку и настройку целого набора ПО. Без опыта и специальных знаний тут никак не справиться.
4. Типовые предложения в общих тарифах имеют существенные ограничения – маленький объём почтового ящика, лимиты по количеству отправлений в сутки и т.п.

Как настроить работу корпоративной почты на хостинге с сервисами рассылок

Наиболее простой и доступный для новичков способ получения «корпоративно» адреса – это использование предустановленного web-клиента хостинга (обычно входит в состав общих тарифов или предоставляется как отдельная услуга).

Алгоритм получения почты на своём домене будет выглядеть следующим образом:

1. Вы регистрируете свой домен. Это делается через официальных регистраторов или через их партнёров, а также через хостеров.
2. Когда домен зарегистрирован, вам открываются инструменты управления DNS-записями (вам нужна панель управления доменом, найти её можно в личном кабинете регистратора).
3. Арендуйте услугу хостинга с web-почтой (как самостоятельный сервис или как услугу в составе пакета хостинга).
4. Перенаправьте почтовые ресурсные записи на серверы почтового хостинга. Конкретные инструкции нужно искать в документации выбранного хостера. Обычно это MX-строки, но может быть и полное делегирование домена. Если вы перенаправили все доменные запросы на хостинг, то управление ресурсными записями будет осуществляться уже непосредственно в хостинг-панели, в соответствующем разделе (интерфейсе). MX-строка выглядит примерно так «mx 10 mx.server», где mx – это указание на тип ресурсной записи, 10 – это приоритет обработки, а mx.server – это адрес MX-сервера.
5. Когда обновление DNS-системы завершится (процесс может занять от 1 до 3 дней), вы сможете завершить настройку и протестировать возможность отправки почты.
6. Для этого в интерфейсе web-почты нужно создать свой первый почтовый ящик. Как минимум нужно указать логин (имя почтового аккаунта, используемое в первой части адреса – LOGIN@ваш-домен) и пароль. Но могут быть и другие поля: примечания, имя пользователя/отправителя и т.п.

На этом непосредственно с корпоративной почтой мы закончили. Остаётся интегрировать почту на своём домене с сервисом рассылок. Алгоритм на примере RuSender. Сначала нужно подключить домен:

1. Авторизуйтесь в панели управления RuSender.
2. Перейдите в раздел «Настройки» –> «Управление доменом».
3. Нажмите кнопку «Добавить домен» и укажите свой домен, с которого будут осуществляться рассылки.
4. На следующем шаге получите данные, необходимые для подтверждения владения доменом (это переадресация на специальный хост + DKIM, SPF и DMARC записи).
5. Добавьте записи к своему домену в панели управления регистратора.
6. Примерно через 15-25 минут вам станут доступны записи для интеграции с почтовыми службами.

Домен подтверждён. Теперь нужно добавить адрес отправителя.

1. Вы можете использовать первый почтовый ящик, созданный в корпоративной почте, или добавить (создать) новый. Желательно использовать нейтральные обезличенные имена, например, info@ваш-домен или robot@ваш-домен. Для этого воспользуйтесь хостинг-панелью или интерфейсом web-почты.
2. В панели управления RuSender перейдите в раздел «Настройки» –> «Список email отправителей.
3. Нажмите кнопку «Добавить email».
4. Укажите свой корпоративный email-адрес.
5. Перейдите в интерфейс web-почты и нажмите на ссылку подтверждения в письме.

Теперь в качестве адреса отправителя можно использовать почту на вашем домене.

Как получить доменную почту на базе специального сервиса

В качестве профильных сервисов для организации корпоративной почты можно назвать следующих провайдеров:

• Яндекс 360 для бизнеса (есть бесплатный тариф с ограничениями и рекламой, платные подписки стартуют от 249 руб./месяц за каждого пользователя).
• VK WorkMail (бывшая доменная почта от Mail.ru, есть бесплатный хостинг DNS и web-почта, платные тарифы – от 3190 руб./месяц за пакеты пользователей).
• Google Workspace (только платное использование, от 5,4 USD/месяц за каждое рабочее место).
• Microsoft 365 (ранее Office 365, тоже предоставляется только платно).

Плюсы работы корпоративной почты на базе профильных сервисов

1. Вы получаете надёжную инфраструктуру от крупнейших IT-компаний.
2. Удобный и привычный web-интерфейс почты.
3. Дополнительные сервисы и инструменты для бизнеса (офисный пакет, мессенджеры, видеоконференции и т.п.).
4. Подробная техническая документация и официальная техподдержка.
5. Встроенный DNS-хостинг (можно делегировать сюда свой домен и управлять DNS-записями в более удобном интерфейсе) и автоматическая настройка MX-записей, получение DKIM, DMARC и SPF.
6. Алгоритмы защиты от спама здесь заметно сильнее и лучше в сравнении с self-hosted-решениями.

Минусы такой корпоративной почты

1. В реальности данные пользователей (сотрудников) хранятся не под вашим контролем, а в облаке провайдера. Получить к ним доступ в случае блокировки будет крайне сложно.
2. Сервисы обычно платные (хотя в случае с арендой самостоятельного хостинга, всё будет зависеть от уровня цен).
3. Уровень конфиденциальности ниже, чем self-hosted-почты.

Как настроить работу корпоративной почты с сервисом рассылок

Общий алгоритм по настройке будет сильно похож на последовательность шагов, указанную выше, для почты на своём хостинге.

Принципиальное отличие – необходимость делегирования домена (или перенаправление MX-записей) на серверы провайдера услуги корпоративной почты.

1. Вы регистрируете домен (если его ещё у вас нет).
2. Регистрируете аккаунт у выбранного провайдера доменной почты (VK Mail, Яндекс.Почта и т.п.).
3. Создаёте новый проект или организацию (в зависимости от внутренних скриптов сервиса). Обычно они обязательно связываются с аккаунтом, созданном на втором шаге.
4. Добавляете в личном кабинете проекта/организации новый домен.
5. Сервис выдаст инструкции по верификации домена (это специальные DNS-записи, общие для домена, или только MX-записи, для почтового протокола, их нужно внести в панели управления регистратора домена).
6. Когда домен верифицирован, вам откроется доступ к управлению DNS-записями уже внутри сервиса корпоративной почты. Наиболее важные атрибуты будет добавлены автоматически: DKIM, DMARC, SPF.
7. Система предложит создать ваш первый корпоративный почтовый ящик. В отличие от self-hosted-систем здесь потребуется указать заметно больше персональных данных, а также личный email, который будет использоваться для восстановления утраченного доступа.

Готово, можете проверять работу своей корпоративной почты.

Как интегрировать корпоративную почту и сервис рассылок (на примере RuSender):

1. Вы добавляете новый домен в дашборде RuSender (в разделе настроек).
2. Подтверждаете его с помощью DNS-записей (строки нужно будет вносить в панели управления сервиса корпоративной почты, если вы полностью делегировали домен, или в панели регистратора, если вы перенаправили только MX-записи).
3. После процедуры подтверждения домена нужно добавить адрес отправителя рассылок (используйте уже созданный корпоративный ящик или создайте новый, специально для рассылок).
4. Подтвердите владение адресом.
5. Готово, можно рассылать письма с вашего корпоративного адреса.

Вместо выводов

Вы могли заметить, что корпоративная почта сама по себе не подходит для массовых рассылок. Этот процесс будет ограничиваться либо хостером, либо провайдером услуги почты на своём домене.

Но вы можете использовать её для получения «красивого» почтового адреса и связать с сервисом рассылки. Как это сделать мы детально рассмотрели выше.

Если у вас что-то не получается или вы не понимаете, что и куда вносить – обратитесь к специалистам технической поддержки.

Дата публикации: 19 сентября 2022