Когда электронные письма приходят с адреса, соответствующего доменному имени вашего сайта, то они, во-первых, выглядят презентабельно и легко читаются (запоминаются), а во-вторых, не вызывают никаких подозрений ни у пользователей, ни у систем защиты от спама. Как следствие растёт процент открываемости и другие показатели.

Но нужно понимать, что корпоративная почта (почта на своём домене) не связана с массовыми почтовыми рассылками напрямую. Это самостоятельный сервис и нужен он для широкого списка задач. Например, через этот сервис могут отправляться оперативные уведомления с сайтов (из CMS или из CMF-систем), адрес может использоваться для индивидуальной переписки с клиентами, как в случае с любым другим общим почтовым сервисом (по аналогии с Gmail, Mail.ru и т.п.).

При этом массовые email-рассылки вы сможете отправлять и с любых других почтовых адресов, необязательно с корпоративной почты. Хотя многие профильные сервисы, в том числе и RuSender, требуют привязку к корпоративному домену для безопасности и повышения качества рассылок.

Ниже расскажем о том, что такое корпоративная почта, где её получить и как настроить для работы с рассылками.

Что такое почта на своём домене (корпоративная почта)

Корпоративная почта – это почтовый сервис, запущенный на вашем собственном домене. Почтовый адрес будет иметь вид «логин-почтового-ящика@ваш-домен.ру».

Домены – это имена сайтов, символьные ссылки для более удобной переадресации на нечитаемые IP-адреса серверов.

Представьте, если бы вводили вместо rusender.ru адрес 185.19.205.164.

В настоящее время доменная система – это важная и практически неотъемлемая часть современного Интернета. Тут стоит заметить, что интернет состоит не только из сайтов. В сети могут использоваться разные протоколы: для передачи данных (FTP), для пиринговых сетей (BitTorrent), для терминальных подключений (Telnet) и т.д. Для работы с почтой используются протоколы POP (POP3), IMAP и SMTP. При этом многие из протоколов задействуют в своей работе ту же самую доменную систему (DNS), по крайней мере, почтовые протоколы точно.

Если вы владеете доменом, то можете настроить работу своего собственного почтового сервиса:

  • На базе хостинга, общего или выделенного, это может быть виртуальный или аппаратный сервер, готовая облачная инфраструктура с балансировкой нагрузки и т.п.
  • На базе профильных сервисов. В этом случае вы получаете готовый продукт – с веб-интерфейсом почтового клиента, с высоконагруженными DNS-серверами, со встроенными антиспам-системами и т.д.

Сейчас всё чаще под корпоративной почтой подразумевается почта на своём домене в формате услуги, которая предполагает аренду готовой минимальной инфраструктуры, способной принимать и отправлять письма, а также хранить их на серверах и предоставлять к ним доступ по требованию клиентов. Для этого обычно используются готовые web-интерфейсы, как в публичных почтовых сервисах.

Ниже мы разберём варианты настройки собственной корпоративной почты со всеми их плюсами и минусами.

Для чего нужна корпоративная почта

«Корпоративный» характер доменной почте придаёт особая узнаваемость адреса. Когда почтовый ящик имеет в составе не общий (публичный) домен, которым пользуются все остальные клиенты, а домен основного сайта компании, это подчеркивает особый статус и важность писем, отправляемых компанией.

Задачи, а заодно и преимущества корпоративной почты

  • Узнаваемость бренда. Когда домен почты полностью соответствует адресу знакомого сайта, клиент проводит прямые ассоциации. Домен – это один из атрибутов бренд-бука, наравне с логотипом, корпоративными цветами, шрифтами и другими элементами узнаваемого стиля.
  • Повышение процента открываемости. Эффект обеспечивается в первую очередь за счёт узнаваемости. Клиент легко может вспомнить компанию/бренд, и потому знает по какой примерно причине его будут беспокоить в письме.
  • Снижение процента попадания в спам. Тут уже дело не только в узнаваемости. Требование проведения рекламных рассылок с корпоративных адресов чётко прописано во многих общих почтовых службах: Mail.ru (VK), Google и др. Например, добавив свой домен в постмастер Mail.ru вы сможете ещё и дополнительно отслеживать свою статистику и рейтинг.
  • Организация бизнес-процессов. Основной бизнес-процесс, связанный с корпоративной почтой – это коммуникация между сотрудниками, а также общение с клиентами в формате личной переписки. Многие готовые сервисы корпоративной почты поставляются в комплекте с рядом дополнительных инструментов: офисный пакет, корпоративное облако (хранилище), софт и решения для конференций, списки задач, корпоративные мессенджеры и т.п.
  • Повышение безопасности. Корпоративные адреса позволяют клиентам коммуницировать с конкретными сотрудниками. Плюс, можно создавать общие адреса, которые подключаются на целые отделы или службы. Они могут собирать входящую корреспонденцию или, например, фидбэк от клиентов. Но вся фишка не столько в разделении, сколько в том, где хранятся данные, и кто их контролирует. При использовании корпоративных адресов все данные, включая контакты клиентов и историю переписки, хранятся под контролем собственников бизнеса. Их тяжелее уничтожить или забрать под свой контроль. И если кто-то внезапно уволится, вы не потеряете клиентскую базу и сможете продолжить работу на основе истории переписки. Даже полностью удалённая почта сотрудника легко восстанавливается из бэкапов.
  • Сбор потерянной почты. Многие сервисы корпоративной почты обеспечивают сбор писем, отправленных на несуществующие или удалённые корпоративные адреса в пределах одного домена. Таким образом, мимо вас не пройдёт важная информация.

Рекламные и информационные рассылки с корпоративного адреса – это эффективное продолжение любых маркетинговых мероприятий.

Как получить доменную почту на базе хостинга

Хостинги бывают разных типов. Обычно это:

  • Shared-хостинг (он же «общий» или «виртуальный»).
  • Виртуальные выделенные серверы (VDS, они же VPS).
  • Аппаратные выделенные серверы (dedicated).
  • Облачный хостинг (виртуальный кластер, подразумевающий оперативное расширение вычислительных ресурсов по требованию).

Когда вы арендуете общий хостинг, то обычно получаете под ключ все необходимые инструменты, включая панель управления с предустановленным web-клиентом для почты на своём домене. Тут же есть определённые опции настройки: автоответчики, антиспам, переадресация и т.п.

Основной минус такого подхода – слабые ресурсы сервера. Почтовые ящики будут отнимать и без того ограниченное место на диске. А ещё вы не сможете выбрать почтовый клиент или тонко его настроить под себя. Это исключительно типовые конфигурации.

Если вы арендуете собственный сервер (виртуальный или выделенный), то можете настроить любое программное обеспечение, которое захотите, платное и бесплатное. Но так как IP-адресами владеет хостер, ему не нужны баны за спам. Поэтому почти во всех виртуальных и выделенных серверах заблокированы порты, необходимые для работы с почтой (25 и 465 – для исходящих соединений). Чтобы вам открыли возможность проведения рассылок, нужно будет доказать их легитимность и безопасность.

Некоторые хостеры выносят услугу работы web-почты отдельно. Тогда вы получаете доступ к готовой инфраструктуре и к почтовому клиенту вне зависимости от того, какой тип хостинга выбрали.

Плюсы работы корпоративной почты на своём хостинге

  1. Вы максимально контролируете технические параметры работы почтовой службы: какие правила переадресации используются, как фильтруется спам, куда деваются неотправленные письма и т.п.
  2. Данные клиентов (вся переписка) тоже под вашим контролем. Вы можете сохранить резервную копию писем или перенести их на другой почтовый хостинг.
  3. Вы получаете независимость от инфраструктуры крупных провайдеров (Gmail, Почта Яндекса, Майл.ру и т.п.).
  4. Вам предоставляются адекватные интерфейсы с простыми и понятными настройками. Обычно для организации сервиса используются типовые решения: hMailServer, Exim, iRedMail. Dovecot, RoundCube (поставляется вместе с популярной российской панелью ISPmanager), Zimbra Collaboration, Mailpile и т.д. Вместо web-интерфейса можно использовать классический почтовый клиент (Mozilla Thunderbird, The Bat и т.п.).
  5. Можно создать свой аналог Gmail или Яндекс.Почты. Например, такую возможность могут получить крупные корпоративные клиенты вместе с решением Mailon от разработчиков МойОфис (софт изначально рассчитан на микросервисную архитектуру и способен масштабироваться под любые нагрузки).

Минусы своего почтового хостинга

  1. Хостинг не может быть бесплатным. И чем больше вы создаёте нагрузку на сервер, тем дороже вам будет обходиться содержание почты.
  2. Массовые рассылки по умолчанию недоступны. Чтобы их разблокировать, нужно доказать провайдеру, что вы не будете рассылать спам.
  3. Если нет предустановленного почтового интерфейса, то придётся потратить много времени на установку и настройку целого набора ПО. Без опыта и специальных знаний тут никак не справиться.
  4. Типовые предложения в общих тарифах имеют существенные ограничения – маленький объём почтового ящика, лимиты по количеству отправлений в сутки и т.п.

Как настроить корпоративную почту на хостинге для работы с сервисами рассылок

Наиболее простой и доступный для новичков способ получения «корпоративно» адреса – это использование предустановленного web-клиента хостинга (обычно входит в состав общих тарифов или предоставляется как отдельная услуга).

Алгоритм получения почты на своём домене будет выглядеть следующим образом:

  1. Вы регистрируете свой домен. Это делается через официальных регистраторов или через их партнёров, а также непосредственно через хостеров.
  2. Когда домен зарегистрирован, вам открываются инструменты управления DNS-записями (потребуется панель управления доменом, найти её можно в личном кабинете регистратора).
  3. Арендуйте услугу хостинга с web-почтой (как самостоятельный сервис или как услугу в составе пакета хостинга).
  4. Перенаправьте почтовые ресурсные записи на серверы почтового хостинга. Конкретные инструкции нужно искать в документации выбранного хостера. Обычно это MX-строки, но может быть и полное делегирование домена. Если вы перенаправили все доменные запросы на хостинг, то управление ресурсными записями будет осуществляться уже непосредственно в хостинг-панели, в соответствующем разделе (вкладке интерфейса). MX-строка выглядит примерно так «mx 10 mx.server», где mx – это указание на тип ресурсной записи, 10 – это приоритет обработки, а mx.server – это адрес MX-сервера.
  5. Когда обновление DNS-системы завершится (процесс может занять от 1 до 3 дней), вы сможете завершить настройку и протестировать возможность отправки почты.
  6. Для этого в интерфейсе web-почты нужно создать свой первый почтовый ящик. Как минимум нужно указать логин (имя почтового аккаунта, используемое в первой части адреса – LOGIN@ваш-домен) и пароль. Но могут быть и другие поля: примечания, имя пользователя/отправителя и т.п.

На этом непосредственно с корпоративной почтой мы закончили. Остаётся интегрировать почту на своём домене с сервисом рассылок. Алгоритм на примере RuSender. Сначала нужно подключить домен:

  1. Авторизуйтесь в панели управления RuSender.
  2. Перейдите в раздел «Настройки» –> «Домены».
  3. Нажмите кнопку «Добавить домен» и укажите своё доменное имя, с которого будут осуществляться рассылки.
  4. На следующем шаге получите данные, необходимые для подтверждения владения доменом (это переадресация на специальный хост + DKIM, SPF и DMARC записи).
  5. Добавьте записи к своему домену в панели управления регистратора.
  6. Примерно через 15-25 минут вам станут доступны записи для интеграции с почтовыми службами.

Домен подтверждён. Теперь нужно добавить адрес отправителя.

  1. Вы можете использовать первый почтовый ящик, созданный в корпоративной почте, или добавить (создать) новый. Желательно использовать нейтральные обезличенные имена, например, info@ваш-домен или robot@ваш-домен. Для этого воспользуйтесь хостинг-панелью или интерфейсом web-почты.
  2. В панели управления RuSender перейдите в раздел «Настройки» –> «Отправители».
  3. Нажмите кнопку «Добавить отправителя».
  4. Укажите свой корпоративный email-адрес.
  5. Перейдите в интерфейс web-почты и нажмите на ссылку подтверждения во входящем письме.

Теперь в качестве адреса отправителя при рассылках можно использовать почту на вашем домене.

Как получить доменную почту на базе специального облачного почтового сервиса

В качестве профильных сервисов для организации корпоративной почты можно назвать следующих провайдеров:

  • Яндекс 360 для бизнеса ((ранее был бесплатный тариф с ограничениями и рекламой, но сейчас остались только платные подписки).
  • VK WorkMail (бывшая доменная почта от Mail.ru, есть бесплатный хостинг DNS и web-почта,  платные тарифы продаются только пакетами).
  • Google Workspace (только платные подписки).
  • Microsoft 365 (ранее Office 365, тоже предоставляется только платно).

Ниже разберём плюсы и минусы самых востребованных решений на рынке, чтобы упростить процедуру выбора.

Google Workspace (бывш. G Suite, сервис Gmail для компаний)

Google традиционно может похвастаться большим охватом и реально полезными приложениями для бизнеса. Корпоративная почта входит в пакет услуг Google Workspace. А это целый комплекс специфичных решений: офисные приложения, корпоративные сайты и формы, конструкторы приложений, рабочие заметки, календарь, облачное хранилище, корпоративный мессенджер и видеоконференции, специальные реализации для обеспечения безопасности, администрирования и т.п.

На фоне всего этого корпоративная почта – лишь приятное дополнение.

Плюсы:

  • Самый крупный и надёжный игрок рынка, локализованный в разных странах, в том числе в РФ.
  • Предоставляется DNS-хостинг (можно централизованно управлять ресурсными записями домена).
  • Самый широкий ассортимент вспомогательных сервисов для бизнеса. Удобные инструменты администрирования.
  • Многие приложения, в том числе web-почта, могут расширять свой функционал за счёт дополнений (хотя тут наиболее интересными будут Google Формы, к которым можно подключить оплату и обмен данными с CRM).
  • Готовые мобильные приложения для каждой услуги, включая корпоративную почту.
  • Интерфейс почты без рекламы.
  • Оплата осуществляется строго по количеству пользователей (нет фиксированных пакетов, из-за которых придется переплачивать за ресурсы, которыми не пользуешься).
  • Двухфакторная защита.
  • Недавно интегрирован ИИ-помощник Gemini. Он помогает быстро написать грамотные тексты, генерирует фоновые изображения и эффекты, а также ускоряет анализ данных и выполняет другие задачи.

Минусы:

  • Сейчас наблюдаются серьёзные проблемы с оплатой услуг Google на территории РФ и Беларуси. Создание бесплатных аккаунтов корпоративной почты для этих стран тоже недоступно. Единственный вариант покупки – через посредников.
  • Подписки делятся по функционалу.
  • Безлимитное хранилище есть только в Энтерпрайз-тарифе. В остальных – устанавливается фиксированный объём для каждого пользователя.
  • Запутанная документация, новые функции часто без перевода на русский язык.
  • Нет техподдержки в РФ.

Тарифы (цены на подписки)

Стоимость ниже приведена для общей информации, так как клиенты из РФ пока не могут оплатить эти тарифы:

  • Business Starter – от 5,4 USD/месяц за каждого пользователя. 30 Гб на каждого участника, ограничения по видеовстречам.
  • Business Standard – от 10,8 USD/месяц за работника. Уже по 2 Тб на пользователя, плюс расширенный функционал видеовстреч.
  • Business Plus – от 18 USD/месяц за рабочее место. По 5 Тб на пользователя, расширенные инструменты управления и безопасности.
  • Enterprise – цена по запросу, для компаний, которым требуется более 300 рабочих мест.

Бесплатное тестирование – в течение 14 дней.

Дополнение Gimini – от 20 USD/месяц за каждое рабочее место.

VK WorkMail (бывш. Mail.ru для бизнеса)

Корпоративная почта от VK входит в специальный пакет услуг для бизнеса VK WorkSpace. Тут и оригинальный сервис для коммуникаций (видеоконференции, корпоративный мессенджер, рабочий онлайн-календарь), и облачное хранилище. Есть даже сервис для ведения маркетинговых рассылок (SMS, Viber, email), но с рядом ограничений.

Плюсы:

  • Крупная компания с серьёзной инфраструктурой. Можно не беспокоиться о нагрузке на хостинг или о доступности сервиса.
  • Полное соответствие законодательству РФ (персональные данные хранятся в России), возможны расчёты с физлицами и юрлицами в рублях (никаких колебаний с курсами валют и сложностей в оплате).
  • Готовый DNS-хостинг, высокопроизводительный и бесплатный.
  • Сервис «Моя компания», в котором можно выстроить виртуальную оргструктуру и правильно распределить права и обязанности сотрудников в зависимости от занимаемой должности.
  • Сервисы почты, облачного хранилища и корпоративного мессенджера включены в тариф.
  • Есть бесплатный тариф – идеальный вариант для старта и для небольших компаний (микробизнеса).
  • Общие почтовые ящики, которыми могут пользоваться сразу несколько сотрудников и отвечать от общего имени.
  • Русскоязычная техподдержка и документация.
  • Возможность восстановления удалённых писем.
  • Готовые мобильные приложения.
  • Оригинальная защита от спама и встроенная антивирусная защита.
  • Неограниченное место для почты.
  • Возможность брендирования почтового интерфейса.
  • Двухфакторная защита.
  • Оплата по количеству пользователей (рабочих мест).
  • Наличии аналога «коробочной» версии для запуска в своей IT-инфраструктуре.

Минусы:

  • В бесплатном тарифе показывается реклама и нет доступа к некоторым функциям.
  • Юрлица могут оплатить услуги сервиса только безналичным платежом по выставленному счёту.

Тарифы (цены на подписки)

  • Базовый тариф – бесплатный и с рекламой.
  • Стандартный тариф для малого и среднего бизнеса «Выгодный» – от 159 до 199 руб./мес. за рабочее место (минимальная цена при оплате сразу за год). По 100 Гб облачного диска на каждого сотрудника (корпоративная почта здесь не учитывается). Доступ ко всем вспомогательным продуктам (онлайн-редакторы документов, мессенджер и пр.).
  • Индивидуальный тариф – только для крупных корпораций (более 500 рабочих мест). Возможен запуск на своих серверах (от 1000 сотрудников).

Яндекс 360 для бизнеса (бывш. Яндекс.Почта для домена)

Как и основные конкуренты, Яндекс предлагает целый комплекс связанных между собой продуктов для бизнеса: корпоративная почта, офисный пакет (на базе решения Р7-офис), телемост, облачный диск, мессенджер, календарь и даже email-рассылки. Ранее Яндекс предлагал бесплатный доступ к корпоративной почте и DNS-хостингу для веб-мастеров, но с 2023 года формат заморожен. Теперь остались только платные подписки.

Что самое интересное, заставить работать Почту Яндекса на своём домене и без рекламы в интерфейсе можно даже на обычных аккаунтах общей почты (для физлиц, опция тоже платная).

Плюсы:

  • Полное соответствие российскому законодательству (в части хранения персональных данных).
  • Надёжная серверная инфраструктура.
  • Привычный многим web-интерфейс почтового клиента. Готовые мобильные приложения.
  • Удобное управление сотрудниками и настройками почты. Как и у Mail.ru, можно создать структуру организации и распределить пользователей по группам.
  • Архив писем и возможность восстановления удалённой переписки.
  • Собственная система защиты от спама.
  • Круглосуточная техподдержка на русском языке. Подробная и понятная документация.
  • Количество писем в корпоративном ящике никак не ограничивается и не влияет на использование дискового пространства облачного хранилища.
  • Вы получаете полный пакет услуг в одной подписке, без разделения на отдельные продукты (диск, мессенджер, телемост, офис и т.п.).
  • Расчёт оплаты осуществляется по количеству рабочих мест (сотрудников).
  • Возможна оплата по выставленным счетам и по банковским картам.
  • Можно добавлять алиасы к почтовому ящику (разные версии одного и того же email-адреса).
  • Автоматический сбор потерянных писем.
  • Для образовательных и учебных заведений предлагаются специальные условия обслуживания.

Минусы:

  • Бесплатная версия сервиса больше недоступна.
  • Тарифы разграничиваются по лимитам (дисковое пространство и т.п.). Нет скидок за оплату сразу на год вперёд.
  • У Яндекса не самая удобная реализация двухфакторной защиты.
  • Использование некоторых вспомогательных инструментов, таких как Яндекс.Трекер, повышает стоимость подписки.

Тарифы (цены на подписки)

  • Базовый тариф – 249 руб./месяц за пользователя. 100 Гб на одного сотрудника, видеовстречи имеют ограничения по времени.
  • Оптимальный тариф – 469 руб./месяц за пользователя. У каждого по 1 Тб на диске, доступны единый вход (SSO) и защищённый архив рабочих писем.
  • Расширенный тариф – 1399 руб./месяц за сотрудника. По 3 Тб на диске.

Яндекс.Трекер – это дополнительно 140-270 руб./месяц за пользователя (в зависимости от основного тарифа).

Общие плюсы работы корпоративной почты на базе профильных сервисов

  1. Вы получаете надёжную инфраструктуру от крупнейших IT-компаний.
  2. Удобный и привычный web-интерфейс почты.
  3. Дополнительные сервисы и инструменты для бизнеса (офисный пакет, мессенджеры, видеоконференции, трекер задач и т.п.).
  4. Подробная техническая документация и официальная техподдержка.
  5. Встроенный DNS-хостинг (можно делегировать сюда свой домен и управлять DNS-записями в более удобном интерфейсе), автоматическая настройка MX-записей, получение DKIM, DMARC и SPF.
  6. Алгоритмы защиты от спама здесь заметно сильнее и лучше в сравнении с self-hosted-решениями.

Минусы сервисов корпоративной почты

  1. В реальности данные пользователей (сотрудников) хранятся не под вашим контролем, а в облаке провайдера. Получить к ним доступ в случае блокировки будет крайне сложно.
  2. Сервисы обычно платные и при детальном пересчёте выходят дороже чем при аренде классического хостинга, так как по умолчанию включают в оплату всю связанную инфраструктуру и услуги (хотя тут всё будет зависеть от уровня цен хостера).
  3. Уровень конфиденциальности ниже, чем у self-hosted-почты.

Как настроить работу облачной корпоративной почты с сервисом рассылок

Общий алгоритм по настройке будет сильно похож на последовательность шагов, указанную выше, для почты на своём хостинге.

Принципиальное отличие – необходимость делегирования домена (или перенаправление MX-записей) на серверы провайдера услуги корпоративной почты.

  1. Вы регистрируете домен (если его ещё у вас нет).
  2. Регистрируете аккаунт у выбранного провайдера доменной почты (VK Mail, Яндекс.Почта и т.п.).
  3. Создаёте новый проект или организацию (в зависимости от внутренних скриптов сервиса). Обычно они обязательно связываются с аккаунтом, созданном на втором шаге.
  4. Добавляете в личном кабинете проекта/организации новый домен.
  5. Сервис выдаст инструкции по верификации домена (это специальные DNS-записи, общие для домена, или только MX-записи, для почтового протокола, их нужно внести в панели управления регистратора домена).
  6. Когда домен верифицирован, вам откроется доступ к управлению DNS-записями уже внутри сервиса корпоративной почты. Наиболее важные атрибуты будут добавлены автоматически: DKIM, DMARC, SPF.
  7. Система предложит создать ваш первый корпоративный почтовый ящик. В отличие от self-hosted-систем здесь потребуется указать заметно больше персональных данных, а также личный email, который будет использоваться для восстановления утраченного доступа (как минимум для администраторов).

Готово, можете проверять работу своей корпоративной почты.

Как интегрировать корпоративную почту и сервис рассылок (на примере RuSender):

  1. Вы добавляете новый домен в дашборде RuSender (в разделе настроек).
  2. Подтверждаете его с помощью DNS-записей (строки нужно будет вносить в панели управления сервиса корпоративной почты, если вы полностью делегировали домен, или в панели регистратора, если вы перенаправили только MX-записи).
  3. После процедуры подтверждения домена нужно добавить адрес отправителя рассылок (используйте уже созданный корпоративный ящик или создайте новый, специально для рассылок).
  4. Подтвердите владение адресом.
  5. Готово, можно рассылать письма с вашего корпоративного адреса.

Разберём отдельные шаги максимально подробно.

1. Подтверждение домена

Когда аккаунт администратора уже создан в выбранном сервисе корпоративной почты, вам нужно добавить и подтвердить домен.

Здесь есть два варианта.

  • Первый – это когда нужна только почта.
  • Второй – когда нужен DNS-хостинг (полная возможность управления ресурсными записями доменного имени).

Так как многие регистраторы доменов оказывают услуги DNS-хостинга на платной основе, мы рекомендуем перенаправить домен на сервис корпоративной почты полностью (а не только для подключения рассылок). Все необходимые настройки, в том числе и последующее перенаправление на хостинг сайта (если он есть) можно будет выполнить в удобном интерфейсе почтового сервиса. Именно этот формат и рассмотрим ниже.

  • Перейдите на страницу подключения домена (внутри сервиса корпоративной почты).
  • Введите своё доменное имя (добавьте новый домен).
  • Теперь домен будет отображаться неподтверждённым.
  • Сервис предложит несколько вариантов подтверждения (обычно это добавление текстовых DNS-записей, добавление специального мета-тега в коде сайта или создание HTML-страницы со специальным содержимым). Мы рекомендуем подтверждение через DNS-систему потому, что оно сработает даже в том случае, если у вас ещё нет сайта (или он даже не планируется).
  • Создайте TXT-запись в ресурсных строках домена. В качестве субдомена укажите символ «@», а в качестве содержимого строки введите текст, предложенный сервисом корпоративной почты. Например: «yandex-verification: 98h5lb63j34,5n88jj» или «mailru-domain: 7hh5g5k3h3k33o». Здесь должен быть ваш код.
  • Вместо подтверждения домен можно полностью делегировать на серверы корпоративной почты. Для этого нужно указать адреса первичного и вторичного NS-сервера. Например, для делегирования на DNS-хостинг Яндекса нужно указать «dns1.yandex.net.» и «dns2.yandex.net.», у Mail.ru могут быть разные серверы вида «gorod.ens.mail.ru.». Точка в конце обязательна, если она есть.

Процесс подтверждения домена может занять некоторое время. Это связано с тем, что DNS-система обновляет данные по нисходящей от центра к периферии.

Если вы полностью делегируете домен на DNS-хостинг провайдера корпоративной почты, то MX, SPF и DKIM-записи могут быть сформированы автоматически. Вам останется только настроить интеграцию с сервисом рассылок. При этом редактированием записей уже нужно будет заниматься в специальном интерфейсе корпоративной почты.

Если полного делегирования не было, придётся править ресурсные записи через панель управления регистратора или другого DNS-хостинга.

2. MX-записи и их добавление

MX-строки отвечают за переадресацию на серверы, которые будут обрабатывать электронные письма.

Таких строк может быть несколько. Например, MX-записи сервера корпоративной почты и MX-записи сервиса email-рассылок (серверы RuSender).

Откройте редактор ресурсных записей и добавьте новую запись типа «MX». Скопируйте параметры из предложенных в сервисе вашей корпоративной почты.

Например, для Mail.ru:

  • субдомен: @
  • значение строки: «emx.mail.ru.» (вместе с точкой)
  • приоритет: 10

Для Яндекс.Почты:

  • поддомен: @
  • значение строки: «mx.yandex.net.» (вместе с точкой)
  • приоритет: 10

Если присутствует поле TTL, можно указать значение 21600.

Вместо значка @ можно ввести полное доменное имя или оставить поле пустым.

3. SPF-записи и их добавление

SPF-строки отвечают за настройку доверенных почтовых серверов и за правила обработки писем с них. Синтаксис этих записей может быть достаточно сложным, так как здесь можно указать, из каких подсетей стоит принимать email, как работать с редиректами, с ошибочно отправленными письмами и т.п.

В реальности данные о SPF-настройках вносятся с помощью классических TXT-записей.

Примеры того, как будут выглядеть настройки для популярных сервисов корпоративной почты:

Яндекс.Почта

  • v=spf1 redirect=_spf.yandex.net

Mai.ru (VK Workmail)

  • v=spf1 redirect=_spf.mail.ru

Остальные параметры, если они требуются для добавления, будут такими же, как и в случае с MX-записями (домен – @, TTL – 21600).

Если вам параллельно нужно подключить отправку с SMTP-сервера и сервис рассылок, то SPF-запись будет выглядеть сложнее:

Mai.ru (VK Workmail) + SMTP на фиксированном IPv4-адресе (123-456-789-112) + рассылки через Rusender:

  • v=spf1 ip4: 123-456-789-112 include:_spf.mail.ru include:msndr.net ~all

У одного домена может быть только одна SPF-запись.

Именно поэтому, для простоты настройки SPF отдельно для рассылок у нас все соответствующие ресурсные записи вынесены на поддомен service.ваш.домен. Получается, что у поддомена может быть своя SPF-строка.

4. DKIM-подписи и их добавление

DKIM – это наиболее эффективная защита от спама. Фактически это открытая часть ключа, на котором зашифровывается цифровая подпись email. Есть ещё и закрытое хранилище ключей, к которым получают доступ доверенные узлы почтовой системы (почтовые серверы и почтовые клиенты). Конечный получатель или его почтовый клиент, который принимает письмо, может проверить цифровую подпись. Если подпись верна, то и отправителю можно доверять.

DKIM тоже оформляется TXT-записями. Примеры строк:

Яндекс.Почта

  • Домен – mail._domainkey
  • Содержимое: «v=DKIM1; k=rsa; t=s; p=HkfjnrgryYjJHHGGg&667Y^nHgh…»

Mai.ru (VK Workmail)

  • Домен – mailru._domainkey
  • Содержимое: «v=DKIM1; k=rsa; t=s; p=HkfjnrgryYjJHHGGg&667Y^nHgh…»

На один домен/поддомен должна приходиться только одна DKIM-подпись.

5. База пользователей

Под пользователями здесь подразумеваются не ваши подписчики, а почтовые аккаунты сотрудников, администраторов, отделов/служб (если корпоративная почта поддерживает общие ящики) и служебные адреса, например, для использования в рекламных рассылках, для отправки SMTP-уведомлений и т.п. (вида robot@ваш.домен).

Вам нужно выстроить структуру своей компании и для каждого сотрудника создать свой почтовый ящик с соответствующими правами.

Обратите внимание, в большинстве корпоративных сервисов сотрудники получают не только почтовые ящики, но и аккаунты в других сетевых службах: облачные диски, календари, мессенджеры и т.п.

Наиболее важные аккаунты – учётные записи администраторов. Такие почтовые ящики могут потребовать ряд дополнительных действий, например, подтверждение номера телефона, связь с имеющимся аккаунтом общего почтового сервиса (на доменах @mail.ru, @yandex,ru и т.п.).

При этом для работы с обычными пользователями потребуется только базовый минимум: имя, фамилия, логин и пароль.

Как выбрать сервис корпоративной почты

Как можно заметить, крупнейшие западные сервисы сейчас для российских клиентов недоступны, но ситуация может измениться в дальнейшем (хотя это неточно).

На текущий момент пользователи из РФ по факту могут выбирать только между Mail.ru (VK WorkMail) и Яндексом. И там, и там был бесплатный тариф, но Яндекс сдался и перевёл бизнес на платные подписки, а Майл.ру (VK Workmail) пока ещё продолжает работать в старом формате фримиума (с показом рекламы и некоторыми другими ограничениями).

Сервисы дополнительно отличаются техническими возможностями и рядом лимитов. У каждого из решений свои достоинства и недостатки, свои тарифы и условия обслуживания. Всё это мы обозначили выше. Хотя все отличия нельзя назвать принципиальными.

В основном выбор будет зависеть от личных предпочтений клиентов (руководителей компании или ответственных за поиск менеджеров) и доступного бюджета (когда речь идёт о платных подписках).

Самым недорогим пока выходит решение Mail.ru (VK Workmail).

Особенности создания корпоративной почты на Gmail

У Google Workspace полностью отсутствует бесплатная версия. Но наличие обязательной премиум-подписки — это скорее плюс, чем минус, никакой рекламы в интерфейсе.

Из серьёзных проблем – в настоящее время сервис невозможно оплатить или продлить клиентам из РФ, так как к оплате принимаются только международные банковские карты Visa и MasterCard.

Отправку деловых писем в Google Workspace можно откладывать на заданное время. А если у вас большая команда, то объединение групп пользователей под одним почтовым ящиком можно реализовать за счёт функции делегирования (один почтовый аккаунт может выдать другим право отправлять письма от его имени).

Домен можно получить напрямую у Google, а можно подключить уже имеющийся (обслуживаемый у других регистраторов).

Подтверждение владения доменом в Gmail для бизнеса производится двумя способами:

  • Через специальную TXT-запись.
  • Через CNAME-запись.

В обоих случаях нужен доступ к ресурсным записям домена, они редактируются либо в панели управления регистратора, либо на вашем DNS-хостинге (если домен на него делегирован).

Для получения актуальных настроек MX и SPF-строк нужно авторизоваться в консоли администратора Workspace и воспользоваться специальным инструментом (ссылка для его запуска).

Как, куда и где вносить такие записи, мы рассмотрели выше – в общем алгоритме.

Наиболее сложный процесс – получение подписи DKIM. Авторизуйтесь в консоли управления в роли суперадминистратора, откройте меню «Приложения –> Google Workspace –> Gmail –> Аутентификация электронной почты –> Выбрать домен –> Создать новую запись –> Настройте параметры (при необходимости) –> Создать».

После этого останется только скопировать выданные данные и внести их в панель управления ресурсными записями.

После того, как DNS-система обновится, DKIM-подпись нужно дополнительно активировать в аккаунте суперадминистратора: меню «Приложения –> Google Workspace –> Gmail –> Аутентификация электронной почты –> Выбрать домен –> Включить аутентификацию».

Пользователей в корпоративной почте Gmail можно создавать новых или приглашать уже имеющихся (с общими адресами на домене @gmail.com).

Особенности создания корпоративной почты на Mail.ru

VK Workmail – сейчас это практически единственный сервис в Ру-сегменте, который предлагает бесплатную корпоративную почту.

Workmail может работать на базе бесплатного домена 3 уровня (ваш-проект.bizmi-ru) или на вашем собственном домене. Так как VK не является официальным регистратором, то доменное имя нужно будет приобрести на стороне и затем уже настроить.

Лучший формат добавления ресурсных записей – полное делегирование домена на NS-серверы mail.ru.

Их вам выдадут при создании нового проекта (примерный вид: NS1 – «votkinsk.ens.mail.ru.», NS2 – 

«barnaul.ens.mail.ru.»).

В этом случае Mail.ru (VK) автоматически перенесёт имеющиеся ресурсные записи и добавит всё необходимое для работы корпоративной почты (MX, SPF и DKIM).

Единственный нюанс — дальнейшее управление ресурсными строками нужно будет осуществлять в интерфейсе Mail.ru (а не у регистратора домена).

Остальные плюсы и минусы сервиса, а также технические возможности мы рассмотрели выше.

Особенности создания корпоративной почты на Яндекс.Почта

Чтобы добавить к сервису свой домен, владение последним нужно сначала подтвердить. Сделать это лучше с помощью специальной ресурсной TXT-записи. Необходимый код Яндекс предоставит вам в панели управления корпоративной почты.

Уже после того, как вы подтвердите домен, наиболее простым способом дальнейшей настройки будет полное делегирование на NS-серверы Яндекса. Записи фиксированные для всех: «dns1.yandex.net.» и «dns2.yandex.net.».

Всё остальное (MX, DKIM и SPF) будет настроено автоматически.

Как и в случае с Mail.ru, после делегирования управление ресурсными записями переносится в интерфейс Яндекса.

Остальные нюансы работы с корпоративной почтой «Яндекс 360 для бизнеса» мы рассмотрели выше.

Выводы и рекомендации

Само по себе создание корпоративной почты и почтовых аккаунтов внутри неё не открывает доступ к ведению рассылок. По крайней мере не всегда (даже в случае готовых облачных сервисов).

Чтобы настроить отправку рассылок с вашего домена (с корпоративного адреса), нужно создать отдельные почтовые ящики и настроить их интеграцию с сервисом рассылок, таким как RuSender. Как подключить и настроить свой домен, мы подробно рассказали выше.

Если у вас что-то не получается или вы не понимаете, что и куда вносить – обратитесь к специалистам технической поддержки RuSender, они обязательно помогут.

Дата публикации Дата публикации: 19 сентября 2022 Обновлено: 2 мая 2024

Автор статьи

Дарья Л.

Написано статей: 100

Контент-менеджер и email маркетолог в RuSender.

Поделиться статьёй